Avance del Piloto: Inicio de la Fase 2 del Agente de Facturación con IA

En Medifolios seguimos avanzando en la incorporación de inteligencia artificial aplicada a la gestión de la facturación en salud. Como parte de este camino, estamos ejecutando un piloto con nuestro Agente de Facturación con IA, diseñado para reducir errores, optimizar tiempos y hacer que el proceso de facturación sea más seguro y eficiente para consultorios, IPS y clínicas.

La facturación médica en Colombia es uno de los procesos más críticos y complejos para las instituciones de salud. Las auditorías, devoluciones y glosas representan pérdidas significativas de tiempo y recursos. Nuestro agente de IA busca transformar este escenario mediante la automatización inteligente y la validación preventiva.

¿Qué logramos en la Fase 1? – Auditoría Pre-Guardado

La Fase 1 (Auditoría Pre-Guardado) se centró en validar la capacidad del agente para revisar la información clave antes de generar una factura. En esta etapa, el sistema realiza un análisis exhaustivo que permite identificar posibles inconsistencias antes de que impacten el flujo de facturación.

• Verificación de soportes clínico-administrativos: Revisa la existencia y completitud de autorizaciones, órdenes médicas y demás documentación de soporte requerida según el tipo de servicio prestado.
• Contraste de datos del paciente: Compara y valida la coherencia de la información del paciente entre los diferentes soportes documentales y el registro de consumo de servicios.
• Revisión de números de autorización: Verifica que los números de autorización correspondan con los registros de las EPS y que estén vigentes al momento de la prestación del servicio.
• Validación de régimen y copagos: Confirma que el régimen del paciente (contributivo, subsidiado, particular) esté correctamente identificado y que los copagos o cuotas moderadoras se hayan calculado adecuadamente.
• Verificación de servicios autorizados: Contrasta que los servicios facturados correspondan exactamente con los servicios autorizados en la orden médica o autorización.
• Identificación de inconsistencias: Detecta automáticamente posibles errores, omisiones o discrepancias que podrían resultar en devoluciones o glosas por parte de las EPS.

El objetivo de esta fase es que las entidades cuenten con una auditoría previa automatizada que ayude a minimizar los errores antes de la facturación, protegiendo el ingreso institucional y mejorando sustancialmente la calidad de la información enviada a los pagadores.

"La Fase 1 del piloto nos permitió reducir en un 65% los errores de facturación que tradicionalmente generaban glosas. El sistema identifica inconsistencias que el ojo humano difícilmente detectaría en el volumen de información que manejamos diariamente."

Fase 2 – Automatización de la Facturación

Tras finalizar con éxito la Fase 1, damos paso a la Fase 2 – Automatización de la Facturación, donde llevamos el proceso un paso más allá en la transformación digital de la gestión de facturación en salud.

Esta nueva fase representa un salto cualitativo significativo: pasamos de la auditoría preventiva a la generación automática e inteligente de facturas. El agente de IA no solo valida, sino que construye y ejecuta el proceso completo de facturación.

• Identificar automáticamente cuándo corresponde generar una factura: El sistema analiza los registros de atención, detecta cuándo un servicio está completo y listo para facturación, y determina el momento óptimo para generar la factura según las reglas de negocio de cada institución.
• Construir la factura automáticamente: Utilizando la información previamente auditada y validada en la Fase 1, el agente genera de manera automática la factura con todos los campos correctamente diligenciados, incluyendo códigos CUPS, tarifas contractuales, valores y soportes asociados.
• Reducir drásticamente los reprocesos: Al eliminar la necesidad de revisión manual, validación repetitiva y corrección de errores, se reducen significativamente los tiempos de ciclo y los costos operativos asociados a tareas administrativas repetitivas.
• Agilizar el flujo completo de facturación: Desde el momento en que se registra la atención médica hasta la radicación de cuentas ante los pagadores, todo el proceso se ejecuta de manera fluida, trazable y con mínima intervención humana.
• Generar alertas proactivas: El sistema notifica automáticamente a los responsables cuando detecta situaciones que requieren atención o decisión humana, como casos especiales, servicios no cubiertos o excepciones contractuales.

El objetivo es que la facturación deje de ser un cuello de botella administrativo y se convierta en un proceso más ágil, seguro y trazable, apoyado por la inteligencia artificial pero supervisado siempre por el criterio profesional del equipo de facturación.

Beneficios Medibles para las Entidades Participantes

Al participar en esta Fase 2 del piloto, las instituciones de salud están experimentando beneficios concretos y cuantificables:

• Personalización según realidad operativa: Posibilidad de ajustar las reglas de validación y generación de facturas según la realidad contractual, operativa y regulatoria específica de cada institución, garantizando que el sistema se adapte a sus procesos y no al revés.
• Medición del impacto en indicadores clave: Seguimiento detallado de la disminución en errores de facturación, reducción de devoluciones por parte de las EPS, disminución de glosas y mejora en los tiempos de radicación y recaudo.
• Optimización de tiempos operativos: Reducción significativa (hasta 70% en algunos casos) del tiempo dedicado por el personal administrativo a la facturación manual, permitiendo reasignación de recursos a actividades de mayor valor agregado.
• Armado automático de cuentas médicas: Automatización del armado de la cuenta médica en tiempo real, minimizando el proceso manual en más de un 80% según Resolución 2284 de 2023. El sistema integra automáticamente la facturación con el armado de cuentas y RIPS automáticos, eliminando reprocesos y garantizando cumplimiento normativo desde el origen.
• Cumplimiento de términos normativos: Las IPS cuentan con una ventana de solo 22 días a partir de la fecha de expedición de la factura para radicar las cuentas ante las EPS. Al integrar el armado automático de la cuenta con los RIPS automáticos y los procesos de radicación electrónica (consultar disponibilidad por entidad), nuestro software minimiza sustancialmente el tiempo de procesamiento y elimina errores por vencimiento de términos según Resolución 2275 de 2023, mejorando el flujo de caja institucional.
• Participación en desarrollo del producto: Las entidades del piloto tienen voz activa en la definición del modelo final que será llevado a producción y ofrecido de manera más amplia a todo el ecosistema Medifolios, asegurando que el producto final responda a necesidades reales del sector.

Invitación a Participar en la Fase 2

Si su institución de salud desea hacer parte de esta nueva etapa del piloto y experimentar de primera mano la transformación que la inteligencia artificial puede generar en sus procesos de facturación, le invitamos a seguir estos pasos:

1. Registrar un ticket al equipo de soporte: Indique en su ticket que desean unirse a la Fase 2 del Agente de Facturación con IA. Nuestro equipo se pondrá en contacto en un plazo máximo de 48 horas hábiles.
2. Definir el alcance del piloto: En conjunto con nuestro equipo técnico y comercial, definiremos las áreas involucradas, los parámetros de prueba, los indicadores a medir y los objetivos específicos para su institución.
3. Participar en sesiones de alistamiento: Realizaremos sesiones de capacitación y configuración inicial para ajustar las reglas de negocio del agente a sus procesos específicos de facturación, contratos con EPS y flujos internos.
4. Iniciar el piloto en ambiente controlado: Comenzaremos con un grupo reducido de servicios o áreas para validar el funcionamiento, realizar ajustes y garantizar la estabilidad antes de escalar.
5. Escalar progresivamente: Una vez validado el funcionamiento inicial, ampliaremos gradualmente el alcance del piloto a más servicios, profesionales y áreas de su institución.

Nuestro equipo acompañará cada etapa del proceso para que la experiencia sea lo más clara, segura y medible posible. El piloto incluye soporte técnico especializado, seguimiento continuo de indicadores y sesiones de retroalimentación para optimización del sistema.

Agradecimiento y Visión de Futuro

Agradecemos especialmente a las instituciones de salud que han participado en la prueba de concepto inicial y en la primera fase del piloto. Su confianza, apertura a la innovación y valiosa retroalimentación han sido absolutamente clave para seguir construyendo soluciones reales con inteligencia artificial al servicio del sector salud en Colombia.

Sin su disposición para explorar nuevas tecnologías y su compromiso con la mejora continua de los procesos, no sería posible avanzar en esta transformación digital de la facturación médica.

Estamos firmemente convencidos de que esta Fase 2 marcará un antes y un después en la manera de gestionar la facturación en salud en Colombia, acercándonos cada vez más a procesos más eficientes, inteligentes y sostenibles que liberen tiempo y recursos para lo que realmente importa: la atención de calidad a los pacientes.

El Futuro de la Facturación Médica Está Aquí

La facturación médica automatizada con inteligencia artificial no es una promesa futurista o un concepto experimental. Es una realidad operativa que está transformando la gestión administrativa de instituciones de salud en Colombia.

Las IPS que han adoptado tecnologías de automatización inteligente reportan:

• Reducción de hasta 70% en errores de facturación que generan glosas
• Disminución de 60% en el tiempo dedicado a tareas administrativas de facturación
• Mejora de 45% en el tiempo de radicación de cuentas ante las EPS
• Incremento de 30% en la productividad del personal administrativo
• Reducción de 50% en la cartera vencida por glosas evitables

La pregunta relevante ya no es si la inteligencia artificial transformará la facturación médica. La pregunta es cuánto tiempo más puede permitirse una institución no aprovechar estas herramientas que ya están disponibles, probadas y generando resultados.