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Historia clínica + facturación + agendamiento en la nube
Nueva EPS, como una de las entidades promotoras de salud más grandes de Colombia con más de 7 millones de afiliados, gestiona un volumen masivo de atenciones médicas diarias a través de su red de prestadores. Para garantizar la calidad, oportunidad y continuidad de la atención de sus afiliados, Nueva EPS requiere que las instituciones prestadoras de servicios (IPS) de su red tengan capacidad técnica de interoperabilidad: compartir información clínica de manera estructurada, automática y trazable.
Para una IPS que firma un contrato con Nueva EPS, el intercambio de información no es una opción ni puede manejarse mediante métodos tradicionales como llamadas telefónicas para autoriza ciones, faxes con órdenes médicas o archivos Excel enviados por correo electrónico. Nueva EPS, como parte de su estrategia de gestión de riesgo en salud, requiere acceso oportuno y estructurado a información clínica de sus afiliados.
Esto significa que el software de historia clínica de la IPS debe poder transmitir automáticamente a los sistemas de Nueva EPS información como diagnósticos registrados, procedimientos realizados, medicamentos prescritos, evoluciones clínicas de pacientes hospitalizados y resultados de estudios diagnósticos críticos.
La exigencia de interoperabilidad de Nueva EPS responde a necesidades operativas concretas:
Gestión de pacientes crónicos: Nueva EPS gestiona programas de manejo de enfermedades crónicas (diabetes, hipertensión, EPOC) que requieren seguimiento activo. Sin información estructurada y oportuna de las IPS, estos programas no pueden funcionar efectivamente.
Autorización de servicios de alto costo: Procedimientos complejos, hospitalizaciones prolongadas y medicamentos de alto costo requieren autorización previa. Nueva EPS necesita acceso rápido a información clínica que justifique estas autorizaciones.
Auditoría de pertinencia: Nueva EPS debe validar que los servicios prestados sean médicamente necesarios y estén dentro del plan de beneficios. La interoperabilidad facilita auditoría automática y reduce glosas innecesarias.
Continuidad asistencial: Cuando un paciente de Nueva EPS se atiende en múltiples IPS de la red, la continuidad de atención requiere que cada IPS pueda conocer qué ocurrió en atenciones previas. La interoperabilidad hace esto posible.
Es importante distinguir entre "enviar información" e "intercambio estructurado".
Envío tradicional: La IPS escanea la historia clínica en PDF y la envía por correo o portal web a Nueva EPS. El personal de Nueva EPS debe leer manualmente el PDF, interpretar la letra del médico si está escrita a mano, extraer los datos relevantes y digitarlos en su sistema. Este proceso es lento, propenso a errores y no escalable.
Intercambio estructurado: El sistema de la IPS extrae automáticamente los datos clave de la historia clínica (diagnóstico principal: código CIE-10 E11.9 "Diabetes mellitus tipo 2 sin mención de complicación", procedimiento: código CUPS 890201 "Consulta de primera vez por medicina general", medicamento: Metformina 850mg, profesional: Dr. Juan Pérez registro RETHUS 12345) y los transmite en formato estructurado que el sistema de Nueva EPS puede procesar automáticamente sin intervención humana.
La diferencia en velocidad, precisión y escalabilidad es abismal.
Nueva EPS, al igual que otras grandes aseguradoras, adopta estándares internacionales de interoperabilidad en salud. Los más comunes son:
HL7 (Health Level 7): Estándar internacional ampliamente adoptado que define cómo estructurar mensajes con información clínica. Nueva EPS puede requerir mensajes HL7 para ciertos tipos de intercambio.
Web Services (API REST): Interfaces de programación que permiten que el sistema de la IPS se conecte directamente con los sistemas de Nueva EPS mediante protocolos web seguros (HTTPS).
XML/JSON estructurado: Formatos de archivo estándar que permiten representar datos jerárquicos y complejos de manera legible tanto para humanos como para máquinas.
La elección del formato específico depende de los requerimientos técnicos que Nueva EPS establece en sus manuales de interoperabilidad para prestadores, que suelen actualizarse periódicamente conforme evoluciona la tecnología.
El intercambio de información clínica entre IPS y Nueva EPS debe cumplir estrictos estándares de seguridad y privacidad conforme a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales.
Esto implica:
Los sistemas de interoperabilidad robustos gestionan automáticamente estos aspectos de seguridad sin requerir configuración manual compleja por parte de la IPS.
Un flujo típico de intercambio con Nueva EPS funciona así:
Todo este flujo puede completarse en segundos, sin intervención manual del personal administrativo.
La interoperabilidad con Nueva EPS aporta beneficios tangibles a la IPS más allá del cumplimiento contractual:
Autorizaciones más rápidas: Al tener acceso inmediato a información clínica, Nueva EPS puede autorizar servicios más rápidamente, reduciendo esperas de pacientes.
Menos glosas administrativas: Muchas glosas de Nueva EPS son por "falta de documentación" o "documentación extemporánea". La interoperabilidad garantiza que Nueva EPS reciba información completa y oportuna.
Reducción de llamadas y correos: El personal administrativo ya no necesita atender constantemente llamadas de auditores de Nueva EPS solicitando información o enviar correos con documentos escaneados.
Mejor posicionamiento en la red: Nueva EPS evalúa periódicamente el desempeño de su red de prestadores. Las IPS con interoperabilidad robusta tienen ventaja competitiva en renovaciones contractuales y posible aumento de cupos.
Aunque la interoperabilidad tiene claros beneficios, su implementación puede presentar desafíos:
Actualización de software: Si la IPS usa software de historia clínica obsoleto que no soporta interoperabilidad, puede requerir migración a un sistema moderno.
Capacitación del personal: El personal clínico y administrativo debe entender la importancia de registrar información completa y correcta, ya que ahora fluye automáticamente a Nueva EPS.
Gestión de credenciales: Mantener actualizadas las credenciales de autenticación con Nueva EPS y renovarlas cuando expiran.
Monitoreo de errores: Establecer procesos para revisar periódicamente si hay transmisiones rechazadas por errores y corregir las causas raíz.
Los proveedores de software médico con experiencia en interoperabilidad suelen ofrecer soporte en todos estos aspectos, reduciendo significativamente la carga para la IPS.
La Resolución 1888 de 2025 del Ministerio de Salud establece el marco normativo para interoperabilidad en salud en Colombia mediante el Registro de Datos Autorizados (RDA). Aunque esta resolución se enfoca en intercambio entre IPS, los estándares técnicos que establece (uso de HL7, protocolos seguros, trazabilidad) son compatibles con la interoperabilidad entre IPS y EPS como Nueva EPS.
Las IPS que implementan capacidades técnicas de interoperabilidad conforme a la Resolución 1888 están mejor preparadas para cumplir también con los requerimientos de interoperabilidad de aseguradoras como Nueva EPS.
La tendencia en el sistema de salud colombiano es clara: la interoperabilidad dejará de ser una capacidad diferenciadora para convertirse en un requisito básico. Cada vez más aseguradoras —no solo Nueva EPS y Suramericana, sino también Sanitas, Compensar, Aliansalud— están exigiendo interoperabilidad a su red de prestadores.
Las IPS que adoptan tempranamente estas capacidades técnicas tienen ventaja competitiva. Aquellas que esperan hasta que sea absolutamente obligatorio enfrentarán presión de tiempo, posible pérdida de contratos y mayor dificultad de adaptación.
La interoperabilidad con Nueva EPS no es una complejidad técnica innecesaria. Es una capacidad operativa esencial que mejora la eficiencia administrativa, reduce glosas, facilita autorizaciones y posiciona a la IPS como un prestador moderno y confiable en un sistema de salud cada vez más digitalizado.